1. Định nghĩa về kỹ năng quản lý thời gian 

Kỹ năng quản lý thời gian là khả năng con người sử dụng thời gian một cách hiệu quả nhằm đạt được mục đích của mình thông qua việc lên kế hoạch, tổ chức và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách tối ưu.

2. Đặc điểm của kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý thời gian được thể hiện thông qua những đặc điểm sau khi xem xét như một kỹ năng: 

2.1. Quản lý thời gian thực chất là quá trình lập kế hoạch sử dụng thời gian

Không thể phủ nhận rằng thời gian là nguồn tài sản quý giá. Việc lập kế hoạch sử dụng thời gian là đặc điểm cơ bản để sử dụng thời gian hiệu quả hay quản lí thời gian một cách khoa học. 

Những nghiên cứu chuyên biệt về việc lập kế hoạch sử dụng thời gian đòi hỏi bạn phải bắt đầu bằng thao tác phân tích thời gian. Việc thường xuyên phân tích thời gian sẽ giúp mỗi người có thể hiểu được cách thức hiệu quả để sử dụng thời gian cả trong và ngoài công việc. Việc phân tích thời gian đòi hỏi mỗi người cần dành thời gian xem xét và sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên về việc sử dụng thời gian của chính mình.

Mặt khác khi lập kế hoạch sử dụng thời gian còn đòi hỏi phải có tầm bao quát tất cả những công việc mình sẽ đảm nhiệm để có thể dành một sự đáp ứng hiệu quả nhất về mặt thời gian. Đó là chưa kể mỗi cá nhân cần ước lượng khả năng của chính mình thực hiện từng công việc cụ thể ấy để lên kế hoạch sao cho vừa sức mà không phải là quá dồn ép chính mình. 

Việc lên kế hoạch sử dụng thời gian là một bài toán khó nhưng đó là yêu cầu đầu tiên và tối quan trọng đối với một con người có khả năng "quản lý". Thực chất của việc lập kế hoạch sử dụng thời gian đó chính là sự cân bằng giữa tài sản con người đang có và những loại "quỹ" con người cần đầu tư. Giải quyết được hai vế của bài toán này một cách cân bằng nghĩa là kế hoạch sử dụng thời gian đã được giải quyết như một chốt chặn ban dầu đã được mở.

Minh chứng chi tiết cho thao tác này đó chính là việc lên kế hoạch những gì dự định sẽ làm, xác định các loại công việc khi lập kế hoạch, phân loại các công việc để chi tiết hoa trong kế hoạch như : việc khẩn cấp, việc quan trọng, việc dự phỏng hay liệt kê những công việc cần làm trong nhật ký làm việc, dành thời gian cho những dạng công việc ở các mức độ khác nhau trong mỗi ngày hoặc trong tuần. Bên cạnh đó, nó còn là thao tác chia ngày làm việc ra thành từng phần nhỏ ứng với khoảng thời gian tương ứng và công việc cụ thể, ước lượng công việc sẽ chiếm bao nhiêu thời gian của bạn.

2.2. Quản lý thời gian là quá trình tổ chức sử dụng thời gian hiệu quả 

Thực chất cho thấy việc sử dụng thời gian hay quản lí thời gian dựa trên nền tảng của việc triển khai quá trình sử dụng thời gian. Đó chính là những thao tác cụ thể hoá của việc thực thi kế hoạch đã xác lập. Những biểu hiện của đặc điểm này cho thấy chủ thể quản lý thời gian phải tổ chức việc sử dụng thời gian sao cho thật hiệu quả thông qua những thao tác sau:

- Chú ý đến chế độ sinh học của mình khi sử dụng từng mốc thời gian.

- Biết chia nhỏ các kế hoạch dài hạn thành những chương trình hành động ngắn hạn và thực thi tuần tự.

- Khi xử lý những công việc khó thì hãy xử lí từng phần nhỏ của nó mà không hẳn là cố công bằng mọi giá để đạt được nó.

- Luôn phân biệt hay phân cấp những công việc không hiệu quả về thời gian đối với chính mình để có những định hướng thích ứng.

- Luôn biết kiểm tra lại kế hoạch và cập nhật lại kế hoạch khi cần thiết.

2.3. Quản lý thời gian là quá trình giám sát và kiểm tra kế hoạch và thực tế sử dụng thời gian

Việc lập ra kế hoạch và tổ chức thực hiện sử dụng thời gian hiệu quả cũng chỉ thật sự hiệu quả nếu như chủ thể biết giám sát và kiểm tra việc sử dụng thời gian một cách nghiêm khắc và tối đa. Việc giám sát này trước hết đòi hỏi bạn phải có thái độ nghiêm khắc với chính mình hoặc nghiêm túc với những góp ý của người giám sát. Để có thể thực hiện việc giám sát thì cần chú ý những biểu hiện: luôn chú tâm đến việc kiểm tra xem trong ngày - trong tuần thì kế hoạch thời gian của mình được thực hiện nghiêm khắc ở mức độ nào.

Ngoài ra, dành một khoảng thời gian để thực hiện việc kiểm tra kế hoạch cũng như đánh giá khả năng thực hiện kế hoạch của mình. Lẽ đương nhiên, liên quan với việc giám sát thì sẽ có hành động tự đánh giá để trách phạt hoặc khen thưởng sao cho thật cụ thể, rõ ràng.

Việc giám sát này có thể được thực thi bởi những công cụ hoặc những người khác (đặc biệt là trong giai đoạn đầu của việc rèn luyện kỹ năng quản lí thời gian). Nếu nhận được những “nhắc nhở" hay những tín hiệu của các công cụ thì hãy thực hiện nghiêm túc và chính bản thân yêu cầu của việc giám sát cũng đòi hỏi phải có bước kiểm tra xem việc thực hiện những nhắc nhở của các công cụ này như thế nào. Nếu nhận được những lời góp ý, phê bình của người giám sát thì phải nghiêm túc đón nhận cũng như nên dành khoảng thời gian để tổng kết và tóm lược những góp ý nếu được người giám sát hoặc người hướng dẫn sẻ chia.

Tác giả: GS.TS. Huỳnh Văn Sơn