3. Những nguyên tắc quản lý thời gian

Những nguyên tắc cơ bản sau đây cần thực hiện để hướng đến việc quản lý thời gian:

3.1. Thay đổi những thói quen xấu của bản thân liên quan đến việc quản lý thời gian và tập những thói quen tích cực

Những thói quen xấu ảnh hưởng đến kỹ năng quản lý thời gian có thể đề cập là không mang theo thời khoá biểu hay lịch làm việc, thiếu việc sắp xếp thời gian, thiếu việc tổ chức sắp xếp trên bàn ghế làm việc, tài liệu không được bày trí gọn ghế, đồ dùng không ngăn nắp. 

Ngoài ra, để quản lý thời gian một cách hiệu quả, mỗi cá nhân nên chú ý thêm về việc tự “khắt khe" với chính mình để hạn chế những thói quen xấu. Thực nghiệm về việc hẹn giờ báo thức ở một số bạn trẻ đã cho thấy đa số bạn trẻ đều thừa nhận rằng khi đến giờ hẹn, điện thoại di động báo thức, các bạn thường tự xin thêm cho mình vài phút khi cài lại giờ hoặc từ chối thật nhanh... Điện thoại lại tiếp tục báo thức sau năm phút và sự thật lại tiếp diễn. Hành động cuối cùng là vội vã tắt chế độ báo thức hoặc tắt tên thoại để có thể ngủ nướng buổi sáng ở đây nhiều bạn trẻ tiêu tốn thời gian và mất trắng cả một buổi.

Điều quan trọng ở đây đó chính là những thói quen xấu được xác lập sẽ làm cho con người càng lúc càng lười biếng hơn cũng như càng trở nên thiếu nghiêm túc với chính mình trong việc quản lý thời gian...

Cần xác lập những thói quen tích cực để hạn chế những thói xấu cũng như tập những thói quen tích cực: sử dụng hiệu quả công cụ để quản lý thời gian như đồng hồ báo thức, điện thoại di động, kiên quyết với những dự định của chính mình theo thời gian đã xác lập.

3.2. Bắt đầu nền luyện kỹ năng quản lý thời gian từ những hành động nhỏ nhật liên quan đến việc sử dụng thời gian

Quản lý thời gian – một kỹ năng hoàn toàn có thể tự rèn luyện nếu cá nhân nỗ lực và cố gắng. Việc thay đổi những hành động nhỏ nhặt trong khi sử dụng thời gian từ khâu lên kế hoạch cho đến lúc thực thi đều đòi hỏi ý thức của chính mình thật rõ rệt.

Trước hết, đừng lợi dụng trí nhớ của mình một cách quá sức vì trí nhớ của bạn phải được đặt vào chế độ làm việc có hạn. Hơn nữa, đừng làm tổn hại trí nhớ của mình quá mức vì như thế chỉ làm tổn thương tinh thần. Cần tập cách sắp xếp thời khóa biểu như một thói quen làm việc, liệt kê những công việc cố định hàng tuần theo buổi trong tuần trên một sơ đồ khung dễ theo dõi nhất.

Khi lập kế hoạch, hãy chú ý đến thói quen của cơ thể cũng như những đặc điểm đặc biệt trong chế độ sinh hoạt của cá nhân mình để tìm được sự sắp xếp tương ứng nhằm tạo những điều kiện tốt nhất trong sự tương thích giữa tâm trí và khả năng làm việc.

Thứ nữa, hãy tập cho mình thói quen kiểm soát thời khóa biểu hàng ngày, bạn sẽ rất chủ động và trở nên chuyên nghiệp trong công việc. Bên cạnh đó, đừng quên rằng dùng những mẫu giấy thật ấn tượng để liệt kê những công việc trong ngày theo một thứ tự ưu tiên. Sẽ có một số công việc bạn nên làm vào giờ khác “sung sức" nhất về mặt thể chất lẫn tinh thần vì lúc này bạn thực sự tỉnh táo và sáng suốt. Có những công việc không cần phải có sự tập trung quá mức của trí tuệ, bạn sẽ có thể làm vào lúc mà trạng thái tâm lí và cả sinh lí của bạn trở nên quá tải.

3.3. Quản lý thời gian là cân bằng việc sử dụng thời gian cho hoạt động của mình chứ không hẳn là tiết kiệm thời gian

Thời gian sẽ được quản lý một cách rất hiệu quả... khi con người lưu ý rằng, đừng quá lạm dụng thời gian của mình vì ít nhất hãy để cho mình cảm thấy thời gian vẫn còn là của riêng mình. Mỗi tuần, nên chừa trống một buổi để thực hiện cơ chế tự thưởng dành cho bản thân, sẽ cảm nhận được sự hữu ích của cuộc sống và thời gian vẫn là một người bạn quý.

Việc cân bằng khả năng sử dụng thời gian đòi hỏi chủ thể phải biết thành từng mốc thời gian tương ứng cho từng nhu cầu của con người hay mối quan tâm của con người. Việc dành thời gian thích hợp cho các đang hoạt động cơ bản như: thể dục, vui chơi giải trí - học tập nghiên cứu khoa học, chuẩn bị việc làm, nâng cao trình độ,... là những hành động thiết thực theo hướng cân bằng việc quản lý thời gian.

Mặt khác, quản lý thời gian theo nguyên tắc này không có nghĩa là dồn ép mình một cách quá đáng để tiết kiệm nhằm làm việc gấp đôi, gấp ba mà là dành những khoảng thời gian cần thiết để ngơi nghỉ, để tái tạo sức lao động để cân bằng đời sống tâm lý hay thậm chí là dành riêng cho chính minh thời gian rỗi.

Ngoài ra, quản lý thời gian còn đòi hỏi mỗi cá nhân dành một ít thời gian được cho là không thực sự tiêu phi để giải quyết những chuyện linh tinh hay vặt vãnh hoặc đó chính là một khoảng thời gian lãng phí có "chủ định". Đây thực sự là một trong những yêu cầu khá quan trọng khi quản lý thời gian.

Tác giả: GS.TS. Huỳnh Văn Sơn